Jak plánovat příjemněji: Stihnout se dá více úkolů za méně času

Trápíte se s neefektivním plánováním, chtěli byste stíhat víc úkolů, ale zároveň lépe pečovat o sebe a mít v životě více radosti? Pomoci může nejdříve si naplánovat odpočinek a pak práci, chránit si určité části týdne a naučit se říkat NE.

Rodinné papírnictví Plojhar pořádalo v Praze příjemnou akci zaměřenou na plánování, sebekoučink, kreativní využití deníku a terapii papírem. Na přednáškách vedených PR manažerkou Lenkou Mortenovou a copywriterkou Ivanou Molnárovou a v následné diskuzi, do které se zapojili návštěvníci papírnictví, zaznělo několik zajímavých myšlenek a tipů, které mě zaujaly. Ráda bych je s vámi sdílela.

Plánovat v souladu se sebou

To nejdůležitější zaznělo hned na začátku – měli bychom přestat přistupovat k plánování způsobem „jak stihnout všechno a nacpat do svého dne ještě víc úkolů“ a místo toho plánovat své dny a týdny tak, aby náš každodenní život vyhovoval v první řadě nám (ne všem ostatním).

Každý jsme jiný a vyhovuje nám něco jiného. Skřivani si mohou například přivstat a naplánovat na brzké ranní hodiny úkoly, na které potřebují hlubokou práci bez vyrušování. V tomto bloku udělají spoustu kvalitní práce za málo času, protože se nenechají ničím rozptylovat a budou se soustředit jen na práci. A když v devět dorazí do práce ostatní kolegové a začne být v kanceláři rušno, mohou si udělat přestávku a dát si svačinu. A odpoledne už se jen pustí do duševně nenáročných úkolů, jako je třeba stahování faktur nebo odpovídání na rutinní e-maily.

Práce nikdy nekončí, pokud jí sami neurčíme meze. Jestliže víme, že za hodinu už máme sedět na tapas s kamarády, nezačínáme těsně před koncem pracovní doby větší úkoly, abychom se do nich neponořili a nepracovali přesčas.

Plány jednotlivých lidí se budou lišit, neexistuje žádný univerzální návod, který bude vyhovovat všem. Hlavní je, abychom svůj rozvrh plánovali co nejvíce v souladu se sebou tak, aby nám vyhovoval. A při plánování je důležité začínat odpočinkem a radostmi a důsledně je dodržovat, abychom ráno vstávali rádi a měli se na co těšit.

Určit si priority a odmítat

Součástí úspěšného plánování je také naučit se říkat NE a žádat o pomoc. Lektorky uvedly jako příklad, že si chrání některé části týdne jako nedotknutelný poklad, který se děje bez ohledu na okolnosti.

Může to být výše uvedené časové okno od 7:00 do 9:30, než přijdou kolegové-sovy do práce a budou nás lákat na kafe a probírání víkendu, cvičení každé úterý večer, dva víkendy v měsíci vyhrazené pouze na lenošení nebo sklenička s kamarádkou každou první středu v měsíci.

Jak si tyhle bloky ochránit? Naučit se říkat NE. Třeba když se na nás kolegové obrátí pro radu, ale ve skutečnosti na nás chtějí přehodit svůj problém a žádají nás o jeho vyřešení. Nebo odpovídat na e-maily až těsně před koncem pracovní doby, aby nám už nikdo nestihl pinknout odpověď s novou várkou práce. Když už nemůžeme, na něco nestačíme nebo nestihneme některé úkoly skloubit, říkat si o pomoc, delegovat práci, odmítat jakékoliv úkoly na dobu naší dovolené.

Nabrat síly na úkoly

Na akci také zazněla myšlenka, že nám často běží v hlavě „nejdřív to dodělám a až pak si můžu odpočinout“. Jsme naučení, že práce je na prvním místě a odpočinek je až po práci za odměnu. Ale když se snažíme dokončit úkol na sílu, přemáháme únavu a trápíme se s ním, práce nám trvá neúměrně dlouho, a na odpočinek nakonec ani nemusí zbýt čas, přestože ho nutně potřebujeme. Mnohem lepší je jít na to opačně. Nejdříve si odpočinout a nabrat síly, a až potom se vrhnout na dokončení úkolu. Poradíme si s ním pak snáze a mnohem rychleji.

Dělat skvěle jen to důležité

Hodně času a energie můžeme také utopit, pokud se budeme snažit dělat vše za každou cenu perfektně a nejlépe, jak dokážeme. Pak se stane, že budeme zbytečně pečlivě a do detailu dělat práci, která má nízkou důležitost a nikdo od nás vysokou kvalitu nežádá, propálíme na ní spoustu času a ostatní úkoly budeme dohánět na přesčasech večer nebo o víkendech.

Je užitečné si rozdělit úkoly na ty, které mají vysokou důležitost a je třeba je udělat s velkou péčí, a pak rutinní úkoly, za které nás nikdo nepochválí a je důležité mít je v první řadě hotové, ale není třeba je udělat skvěle.

Kombinace onlinu a papíru

Lidé také sdíleli různé konkrétní tipy, jak si vedou kalendáře. Obecně pokud sdílíme jakékoliv úkoly s dalšími lidmi nebo se plány neustále mění, bude výhodné vést si online sdílený kalendář, do kterého budou mít všichni přístup a je velmi snadné při nečekané události bloky přeplánovat. Kdybychom si pro tyto události vedli papírový, stal by se kvůli škrtání nepřehledným a ostatní do něj nemají vždy přístup.

Pokud jsou naopak věci poměrně dané a mění se málo, například plánování dovolené, školení nebo oslavy s příbuznými, můžeme je značit třeba do papírového diáře nebo rodinného kalendáře pověšeného na stěně v kuchyni.

Jaké triky a rutiny pro plánování fungují vám? Sdílejte do komentáře pod článkem.

Zdroj: Přednášky ze Soirée v Papír Plojhar 11. 6. 2024

Foto: Adobe Stock